Um als Unternehmen organisatorisch die Einhaltung der Gesetze und Leitlinien sicherstellen zu können, wurde ein Compliance Management System eingeführt. Das Compliance Management System (CMS) ist Teil des „Integriertes Managementsystem“ der ESG und damit eingebunden in das ESG-Regelwerk. Unter CMS versteht man die Aufbauorganisation sowie alle Maßnahmen und Verfahren, die im Unternehmen im Zusammenhang mit Compliance etabliert sind. Mit dem CMS sollen Compliance-Risiken erkannt, bewertet und gesteuert sowie Gesetzesverstöße verhindert werden, um behördliche, oder auch kundenseitige Sanktionen sowie die damit verbundenen wirtschaftlichen sowie Reputationsschäden zu vermeiden und damit zur Sicherung eines nachhaltigen Unternehmenserfolgs beizutragen. Gruppengesellschaften werden unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen und rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Landes in das Compliance-System eingebunden.

Die Compliance Organisation besteht aus den folgenden Personen bzw. hat folgende Rollen:

• Geschäftsführung
• Compliance Officer
• Sicherheitsbevollmächtigte
   

Daneben wurde mit dem

• Ombudsmann
   

für Externe und für Mitarbeiter der ESG Gruppe und deren Anfragen sowie deren Hinweisen eine Stelle außerhalb der Organisation der ESG eingerichtet. Den Ombudsmann der ESG, Herrn Björn Rohde-Liebenau, erreichen Sie unter 069-9794 4949 bzw. per E-Mail unter esg@risk-communication.de.

Alle Personen stehen für Fragen rund um das Thema Compliance zur Verfügung, ebenso wie für Hinweise über die Nichteinhaltung gesetzlicher Regelungen.

Darüber hinaus hat die ESG die bisherigen Kommunikations- und Meldewege um ein internetbasiertes Hinweisgebersystem namens ESG Integrity Plattform ergänzt. Dieses finden Sie unter folgender Internetadresse:

• https://esg.integrityplatform.org/

Zum Schutz Ihrer Anonymität im Hinweisgebersystem verzichten wir bewusst auf eine Verlinkung. Bitte kopieren Sie den Link und fügen ihn händisch in die Adresszeile Ihres Browsers ein. Mit der ESG Integrity Plattform besteht für Mitarbeiter und Geschäftspartner die Möglichkeit, über ein besonders geschütztes System Fragen zu stellen und Meldungen bzw. Hinweise zu schwerwiegenden Compliance-Verstößen abzugeben, wenn notwendig auch anonym.

Schwerpunkt der Compliance-Tätigkeiten bei der ESG sind präventive Maßnahmen wie Schulungen, Informationen und Kommunikation über alle Compliance relevante Themenstellungen im Unternehmen. Durch das CMS besteht auch die Möglichkeit, Fragen oder Hinweise zu einem Gesetzesverstoß in geeigneter Form adressieren zu können.

Mit einem regelmäßig durchgeführten Riskassessment werden die für ESG relevanten Compliance-Risiken ermittelt. Für alle wesentlichen in das CMS einbezogenen Compliance-Risiken sowie die im „Code of Conduct“ genannten Leitlinien sind Organisationsanweisungen (Compliance-Regeln) erstellt. Die Organisationsanweisungen stellen einen wichtigen Baustein des CMS dar, da sie gesetzliche Grundlagen in betriebliche Vorgaben für Mitarbeiter umsetzt.

Die Compliance-Regeln sind als Bestandteil des Regelwerkes für alle Mitarbeiter bindend. Verstöße werden in Abhängigkeit von dem Schweregrad und unabhängig von gesetzlichen Konsequenzen mit disziplinarischen Maßnahmen bis hin zu einer Kündigung geahndet. Im Rahmen der internen Revision werden schwerpunktmäßig Compliance-Sachverhalte untersucht und somit einer Kontrolle unterzogen.
Die Mitarbeiter des ESG erhalten die Möglichkeit, sich einerseits selbständig über das CMS im unternehmensweiten WIKI (Unternehmensinfos) zu informieren. Andererseits bestehen Pflichtveranstaltungen entsprechend des vorhandenen Schulungskonzeptes, das auf den Code of Conduct aufbaut.
Geschäftspartner unterliegen einem regelmäßigen Integritätscheck. Dabei werden in einem strukturierten Prozess anhand von Fragebogen und Referenzauskünften, Datenbankrecherchen sowie Abgleiche mit Embargolisten alle verfügbaren Informationen zusammengetragen, um ein möglichst umfassendes Bild von seinem Geschäftspartner zu erhalten.